Emprendí hace años, ¿cómo saber si necesito un ERP? #Emprendedores

Muchas empresas se encuentran hoy en día con diferentes dificultades que pueden ser solucionadas si se lleva a cabo una buena administración interna. Cómo identificar dichos obstáculos y mejor aún, resolverlos eficientemente, puede hacerse a través de diversas herramientas.

Bajo esta necesidad, seguramente el término ERP o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, puede resultar conocido. Justamente, esta Planificación de Recursos Empresariales, de acuerdo a un estudio realizado por una importante consultoría en el tema, menciona que un 40% de las empresas reportan un aumento en su productividad cuando han implementado este sistema.

Cabe señalar que un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite que diversas áreas dentro de una misma organización, puedan integrarse, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, la cadena de suministro y la contabilidad. En resumen, es un programa único con acceso a una base de datos centralizada.

Para realizar una correcta implementación de un ERP, primero se deben identificar las áreas de oportunidad dentro de la empresa que se busquen mejorar, como por ejemplo:

  • Tu plantilla de capital humano va en aumento
  • Las aplicaciones instaladas ya no cubren las exigencias operacionales del día a día
  • Cada área de tu empresa marcha por su lado, como un ente aislado
  • La Información no se encuentra actualizada
  • Tus competidores parecen estar un paso adelante con información de primera mano
  • Hay una gran deficiencia en los estándares de atención al cliente por falta de información actualizada o datos incorrectos
  • Se realizan reuniones interminables para poder tener una visión completa del negocio pero no se llega a un objetivo
  • El departamento de finanzas no trabaja con información fiable y actualizada

“Si bien no se trata de buscar solamente un sistema que cubra las necesidades de la empresa, como si solo se tratase de una base de datos que hay que llenar, el objetivo de una ERP es ayudar a las empresas a optimizar sus procesos de manera más eficiente y sobre todo, mejorar el control interno. Estas acciones pueden reflejarse, casi inmediatamente, desde el nivel de operaciones, hasta en el trato con los clientes. De esta manera podrán empezar a anticipar cualquier acción que pueda hacer la competencia, innovando procesos y manteniéndose a la vanguardia”, comentó Israel Coto director de la Oficina de Microsip en Ciudad de México.

Sin embargo, la simple implementación de una ERP no es suficiente para garantizar las mejoras que cada empresa necesita. Es necesario considerar algunas acciones de seguimiento para sacarle provecho a dicha herramientas, tales como:

  • La capacitación constante es uno de los pilares principales para mantener informados a los empleados sobre cualquier ajuste o actualización
  • Permitir que los miembros del equipo se familiaricen con el sistema y recibir la asistencia de consultores externos
  • Disposición a cambiar y/o ajustar procesos, en caso de que estos puedan ser mejorados
  • Mantener una buena comunicación, un diálogo abierto con todos las áreas involucradas para tener en línea a todo el personal

Implementar un sistema de ERP conlleva una serie de evaluaciones y procesos previos antes de escoger la mejor opción. Sin embargo, hay que considerar sobre todo, que dicha herramienta debe enfocarse en mejorar la toma de decisiones para elevar el rendimiento, control y organización de la operación interna que existe dentro de la empresa.